Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves, des responsables légaux et des personnels du Lycée Français Vincent van Gogh

Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements du Lycée Français Vincent van Gogh en matière de protection des données personnelles.

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Il est précisé que :

  • une « donnée à caractère personnel» est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne physique telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
  • un « traitement de données» se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …
  • le « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel ;
  • le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;

– les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et dont les données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement ;

– les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel.

Le RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

L’intégration de nouvelles technologies peut engendrer également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que formulaires, appels téléphoniques, courriels et autres moyen de communications.

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée.

Le traitement des données est licite, loyal et légitime.

Vous reconnaissez que la présente notice d’information vous informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles, et de la possibilité d’un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

  1. Le responsable du traitement

Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements pris par le Lycée Français Vincent van Gogh en matière de protection des données à caractère personnel, ayant son siège sis au Schrevevingseweg 237,2584 AA den Haag, qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document.

Le responsable de traitement, au sens du règlement européen sur la protection des données, s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures organisationnelles et techniques pour garantir la sécurité des données personnelles et, le cas échéant, leur confidentialité.

 

  1. Le délégué à la protection des données

Le Lycée Français Vincent van Gogh a désigné un délégué à la protection des données personnelles dont les coordonnées sont les suivantes :

Lycée Français Vincent van Gogh

À l’attention du délégué à la protection des données (DPD)

Schreveningsweg 237

2584 AA Den Haag

dpo.lvvg@lyceevangogh.nl

 

 

  1. Les données à caractère personnel collectées

Les données personnelles collectées peuvent inclure :

  • Données d’identification des élèves, des parents élèves et des personnels ;

[Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part, il est sollicité au moment de l’inscription dans l’établissement].

    • Données professionnelles [carrières, formation …] ;
    • Données relatives à la gestion administrative du dossier RH des personnels ;
    • Données relatives au parcours scolaire des élèves ;
    • Données permettant d’exercer les missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement : [Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou de toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire] ;
    • Données de santé[fiches sanitaires, informations sur l’état vaccinal des élèves …] ;
    • Données collectées dans le cadre du processus de recrutement ;
    • Données financières [salaires et autres] ;
    • Données fiscales ;
    • Données relatives aux habitudes de vie [enfant à charge …];
    • Données socio-économiques objectives [nombre de personnes composant le foyer, aides aux logements bénéfices de prestations sociales …].
  1. Base légale de traitement des données personnelles

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes et utilisées :

    • Soit sur la base de votre consentement
    • Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier
    • Soit en vertu d’une obligation légale
    • Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou d’une autre personne physique
    • Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relève de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement
  1. Les finalités des traitements de données

Les traitements que nous mettons en œuvre le sont pour assurer les finalités suivantes :

Gestion administrative du dossier RH incluant : la gestion de l’embauche ou de la réembauche, la demande de détachement, la reconduction expresse, la prolongation exceptionnelle, la gestion des absences, la gestion des congés et des fins de mission, la gestion des nominations, la gestion de la paie, la gestion de la quotité de travail, le suivi de carrière, avancement et promotion, l’évaluation annuelle, la formation, la gestion des voyages et missions, la gestion des frais, la gestion des indemnités de changement de résidence, la gestion des accidents de service et des maladies professionnelles, le dialogue social ;

Gestion administrative de la scolarité des élèves : la gestion de la scolarité de votre enfant amène les établissements à devoir gérer en interne des informations scolaires, et communiquer certaines des données personnelles à des tiers, par exemple aux associations de parents d’élèves. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.

Nous utiliserons aussi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant.

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant [exemple : location de livres].

La fiche de santé de l’élève ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité.
– Gestion pédagogique des élèves ;

– Gestion et pilotage de l’affectation des élèves ;

– Gestion et instruction des dossiers de demandes de bourses scolaires et d’attribution de bourses scolaires ;

– Gestion de la formation continue des personnels ;

– Gestion des dossiers de candidatures dans le cadre de la bourse Excellence Major : examen et sélection des dossiers de candidatures dans le cadre de la bourse Excellence Major ;

– Sécurisation des locaux et dispositif de vidéosurveillance ;

– Extraction des données pour les associations de parents élèves ;

– Etudes statistiques ;

– Contrôle de gestion.

  1. Les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées et autorisées puissent avoir accès à ces données. Nos prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions. A ce titre, nos prestataires ne sont destinataires de ces données que dès lors, qu’ils présentent des garanties en matière « informatique et libertés » suffisantes et dans le cadre d’un contrat conforme aux exigences de cette réglementation.

Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers ou à des autorités légalement habilitées [ex. administrations de l’état] et ce pour satisfaire nos obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.

 

  1. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les données réservées à la Direction des Ressources Humaines du Lycée Français Vincent van Gogh et aux services habilités seront conservées jusqu’à 5 ans après la date de fin de votre contrat.

Les données personnelles et relatives à la scolarité des élèves sont conservées le temps de la scolarité des élèves dans l’établissement scolaire.

 

  1. Les droits qui vous sont reconnus

Conformément au RGPD, vous disposez sur vos données des droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité.

 

8.1 Modalités d’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits auprès du Délégué à la Protection des Données (ou -Data Protection Officer) par courrier électronique à l’adresse e-mail suivante : dpo.lvvg@lyceevangogh.nl ou par courrier à l’adresse suivante :

Lycée Français Vincent van Gogh

À l’attention du délégué à la protection des données (DPD)

Schreveningsweg 237

2584 AA Den Haag

Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification (nom, prénom, email) ainsi que toute autre information nécessaire à la confirmation de votre identité.

 

8.2 Votre droit à l’information (article 13 du RGPD)

En plus de ces informations et dans l’objectif de garantir un traitement équitable et transparent de vos données, vous déclarez avoir reçu des informations complémentaires concernant :

– la durée de conservation de vos données personnelles ;

– l’existence des droits qui sont reconnus à votre bénéfice et des modalités de leur exercice.

Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées.

 

8.3 Votre droit d’accès (article 15 du RGPD) et à la rectification de vos données (article 16 du RGPD)

Vous pouvez demander à tout moment l’accès aux données à caractère personnel vous concernant et aussi des informations relatives à leur traitement (comme par exemple les catégories de données traitées). Ce droit vous permet aussi de demander de vous communiquer l’intégralité de ces données.

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

 

8.4 Votre droit à l’effacement de vos données (article 17 du RGPD)

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

– les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

– vous retirez le consentement préalablement donné, lorsque la base légale du traitement est le consentement ;

– vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;

– le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsque la conservation de vos données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

8.5 Votre droit à la limitation des traitements de données (article 18 du RGPD)

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles en complément de l’exercice d’un autre droit, c’est à dire demander le temps des vérifications du bien fondé de vos prétentions à l’organisme de geler l’utilisation de vos données personnelles, et ce dans l’un des cas prévus par la réglementation.

 

8.6 Votre droit de vous opposer aux traitements de données (article 21 du RGPD)

Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données personnelles vous concernant et pour des raisons tenant à votre situation particulière lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique.

 

8.7 Votre droit à la portabilité de vos données (article 20 du RGPD)

Vous disposerez du droit à la portabilité de vos données personnelles, c’est-à-dire du droit d’obtenir une copie de vos données personnelles dans un format librement réutilisable ou leur transmission directe à un autre responsable de traitement.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

– uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;

– les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment ;

– les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Ce droit est limité aux traitements basés sur le consentement ou sur un contrat ainsi qu’aux données personnelles que vous avez personnellement générées.

 

8.8 Votre droit de retirer votre consentement (article 7, 3. du RGPD)

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

 

8.9 Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil [autorité française de protection des données personnelles] sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

 

  1. Les transferts de vos données

Les données à caractère personnel peuvent faire l’objet de transfert à destination d’un pays situé hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, le Lycée Français Vincent van Gogh s’engage à prendre toutes les précautions requises par la réglementation pour sécuriser ledit transfert.

 

  1. Sécurité

Le Lycée Français Vincent van Gogh prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables.

 

  1. Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, le Lycée Français Vincent van Gogh s’engage à notifier cette violation à la Commission Nationale Informatique et Libertés dans les conditions prescrites par le RGPD.

 

  1. Registre des traitements

Le Lycée Français Vincent van Gogh en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par le Lycée Français Vincent van Gogh en tant que responsable du traitement.

Le Lycée Français Vincent van Gogh s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à la première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.